Облачные технологии в электронном документообороте. Автоматизация документооборота: трудная дорога в облака
Читайте также:
|
Облачные технологии - это способ увеличения пропускной способности сетей или предоставление ИТ-ресурсов в виде сервиса, который Вы можете получить, не вкладываясь в создание новой инфраструктуры, при этом у Вас нет нужды готовить новые кадры или покупать лицензированное новое программное обеспечение. Сервисы, входящие в облачные технологии, предоставляются на основе подписки или платы за использование услуги, в режиме реального времени через Интернет, это конечно расширяет существующие у Вас возможности.
Раскрывается суть необходимости использования облачных СЭД (система электронного документооборота). Аспекты, позволяющие упростить работу малых компаний.
Функциональные особенности облачной СЭД:
· хранение и систематизация любых документов по видам или направлениям. Данные с любого носителя переносятся в систему и можно начинать работу. Важная деталь – возможность работы с программами, не установленными на компьютере или другом задействованном устройстве. Это значительно облегчает сотрудникам работу с мобильными устройствами.
· регулирование прав доступа. Руководитель с легкостью ограничит или расширит права доступа того или иного сотрудника.
· предусмотрено создание шаблонов. Сокращает время на выполнение поставленной задачи, облегчает работу с документами.
· функция согласования и утверждения документов. Руководитель вправе определить круг сотрудников, которые получат документ на утверждение или согласование. Информация о движении и поправках к документам всегда доступна
· полнотекстовый и параметрический поиски. Первый позволяет находить нужные документы по вложенным файлам, второй – отбор по параметрам
Также имеет место быть преимуществам для малого бизнеса и крупных компаний. Ранее мы рассмотрели выгоды от использования облачной СЭД для руководителей небольших компании. Стоит заметить, что облачные технологии незаменимы и для работы крупных компаний.
Не сложно представить следующую ситуацию: отделу крупной компании понадобилась простая и доступная по цене система для согласования документов. Выход - облачная СЭД. Позволит реализовать свои задачи, не разворачивая дополнительных систем в офисах предприятия и не тратя на это много денег из бюджета отдела.
Другая ситуация: команда проектировщиков, которая состоит из сотрудников различных фирм, ставит перед собой задачу согласования документов между собой. Необходимо учесть, что проект не долгосрочный. На помощь придут облачные СЭД, позволяющие выбрать оптимальный тарифный план на время работы над проектом.
Исходя из всего вышесказанного, следует вывод - облачные СЭД незаменимы в работе компаний любого уровня.
Система электронного документооборота ИС «Aviscloud»
Дадим понятие информационной системы «Aviscloud»и выделим её отличительные возможности.
Информационная система «Aviscloud» - первая информационная система для автоматизации документооборота (СЭД), построенная на основе интеграции самых передовых облачных технологий и платформы Microsoft SharePoint 2013.
Благодаря этому решению ваша организация, независимо от ее размеров и зрелости, в короткие сроки получает мощный инструмент для организации электронного документооборота. Вместе с ростом вашей компании органично будет расти и ее информационное пространство.
Вот некоторые возможности этого решения:
· Документооборот вашей организации унифицирован. Документы хранятся в электронном виде в одном месте - в облаке.
· Все документы доступны из любой точки и максимально защищены от несанкционированного доступа.
· Все приложения для управления документами работают на любых устройствах. Доступ выполняется по одной учетной записи.
· Согласование и утверждение документа в системе выполняется одновременно всеми ответственными в электронной форме. Всегда известен статус документа.
· Процессы внутреннего документооборота (согласование приказов, оформление командировок), полностью автоматизированы.
· На любое устройство можно получать уведомление об изменении документа.
· Задачи по обработке электронных документов с помощью системы можно назначать сотрудникам с контролем сроков их исполнения системой.
· С помощью корпоративного портала можно обмениваться информацией с коллегами, партнерами и клиентами.
Разработку оптимальной бизнес-модели документооборота, автоматизацию бизнес-процессов и внедрение электронного документооборота на вашем предприятии, где бы оно не находилось, выполнят специалисты компании «AVIS», представительства которых находятся в таких городах как Москва, Екатеринбург, Челябинск, Тюмень, Пермь, Ижевск, Чайковский.
Возникает вопрос, а как же работает данная система. Информационная система «Aviscloud» базируется на облачных технологиях - когда вся информация хранится и обрабатывается в "облаке", расположенном в центре обработки данных (ЦОД).
Для реализации СЭД Электронный документооборот в облаке Информационного центра АВИС развернута платформа Microsoft SharePointServer 2013.
При использовании самого передового принципа «Приложения как сервис» (Softwareas a service – SaaS) в ЦОДе располагаются все данные пользователей, системные программы, платформы и даже приложения, которые «арендуютя» для использования на своем устройстве.
Есть возможность начать внедрение СЭД - Информационной системы «Aviscloud»в публичном облаке, разделяя ресурсы с другими пользователями. Можно использовать свое частное облако, или даже организовать собственный ЦОД по технологии aviscloud.
При желании можно разделить сервисы и приоритеты программы СЭД между ИС aviscloud и Microsoft Office 365. Можно также соединить данном решении разные варианты облаков.
Но какое бы решение по внедрению системы электронного документооборота не было принято, единственной заботой пользователя останется только работоспособность своего компьютера, планшета или смартфона. Остальное - за Информационным центром АВИС.
Теперь разберем структуруСЭД «Aviscloud».
Информационная система (ИС) электронного документооборота «Aviscloud» включает следующие разделы, отображаемые на главной странице:
· Основные разделы работы с документами и данными: Документы и Центр поиска;
В частности, раздел Документы является основным разделом электронного документооборота компании. С помощью него система производит регистрацию входящих и исходящих документов; подготовку, согласование и утверждение договоров и внутренних документов (приказов, комплектов документов для командировок и пр.).
Раздел Центр поиска программы СЭД содержит инструменты для поиска по контексту и атрибутам и обеспечивает высокую релевантность (соответствие запросам) поиска по всей электронной базе с возможностью уточнения запросов.
· Текущие задачи – задачи, созданные пользователем системы или назначенные ему;
· Информеры- для быстрого доступа к текущим данным пользователя;
· Календарь - информация о мероприятиях пользователя;
· Сотрудники - информация о действующих сотрудниках и видах коммуникаций с ними.
Все разделы программы электронного документооборота взаимосвязаны друг с другом. Из записей одного раздела можно перейти в записи другого по ключевым полям. Например, из записей о задачах, связанных с электронными договорами, можно одним кликом перейти в карточки договоров.
В Информационной системе «Aviscloud» разработан удобный сервис для формирования, согласования и утверждения внутренних документов компании. Например, после утверждения приказа на командировку по уже введенным данным автоматически формируются печатные формы командировочного удостоверения и задания на командировку. Также автоматически назначаются задачи согласования расходов, бронирования гостиницы и билетов.
В ИС «Aviscloud» есть удобное облачное хранилище и для личных документов OneDrivePro, что практически не встречается в подобных системах. Электронный документ, помещенный в OneDrive, становится доступным вам из любого места и с любого устройства. Личные документы легко переводятся в разряд доступных ограниченному (или неограниченному) кругу лиц. Уведомления об изменениях в документах могут рассылаться системой на любые устройства, например, в Канале новостей.
Электронный документооборот компании немыслим без учета мобильного использования такого инструментария. Поэтому все возможности программы электронного документооборота доступны и на мобильных устройствах смартфонах и планшетах - в любом месте, где бы вы не находились.
По поводу цену можно сказать следующее, разнообразие продуктов компании Avis поражает. Выделим конкретно СЭД «Aviscloud» и её стоимость для разного количества (10, 25 и 50) пользователей разных инфраструктур. Интересуют нас интегрированные решения “Документооборот ИС aviscloud S” и “Документооборот ИС aviscloud E”.
Для индивидуальных пользователей и организаций:
Для студентов и преподавателей:
Что касательно средств защиты информации в данной СЭД, то можно выделить защиту документа с помощью технологии Watermark. Одновременное независимое использование нескольких технических мер защиты (ЦВЗ, ЭЦП и метки времени) повышает уровень защищенности электронного документа в системе. Нужно потратить массу средств (месяцы и даже годы, тысячи и миллионы долларов), чтобы подобрать цифровую подпись к электронному документу. СЭД «Aviscloud»на базе Microsoft SharePointServer также обладает высоким уровнем защиты от несанкционированного доступа, что позволяет безопасно обращаться к ресурсам как из локальной сети, так и через интернет.
Стоит разделить безопасность в данной СЭД на 3 пункта, каждый из которых включает в себя основные возможности:
1. Конфиденциальность
1.1. Гибкая настройка уровней доступа к информации сотрудников и контрагентов.
1.2. Возможность удалять свои данные в любое время, из любого места и любого устройства.
1.3. Обеспечение мгновенной миграции данных из единого центра управления.
2. Защита информации
2.1. Многоуровневое аппаратное, программное и организационное обеспечение безопасности доступа и обработки данных.
2.2. Комплексная защита информационных потоков.
2.3. Надежная антивирусная защита данных и сервисов.
2.4. Гибкая защита от спама.
3. Надежность
3.1. Полное обеспечение лицензирования всех сервисов.
3.2. Центр обработки данных уровня надежности Tier3.
3.3. Резервирование магистральных каналов передачи данных.
3.4. Техническая поддержка в режиме - 24х7х365.
Говоря в общем данная СЭД гарантирует не только защиту документов на всех уровнях и обеспечение конфиденциальности документооборота.
Выделим преимущества использования СЭД «Aviscloud»:
ü Эффективность использования рабочего времени - за счет электронного документооборота, стандартизации рабочих процессов и форм.
ü Мобильность благодаря возможности доступа ко всей информации и функционалу управления документами из любого места и любого устройства.
ü Экономичность документооборота – за счет сокращения внутрипроизводственных затрат (материалы и устройства печати, сканеры и пр.).
ü Доступность - благодаря простоте освоения, подключения и применения системы электронного документооборота.
Вывод: СЭД “Aviscloud” является полноценным продуктом, который позволит организовать удобный,надежный и качественный документооборот, ведь она является одной из немногих СЭД позволяющих получить доступ к сервисам из любого места с любого устройства благодаря своим облачным технологиям, разработанным на базе продуктов компании Microsoft, что внушает доверие. Также данная СЭД обеспечивает полную автоматизацию документооборота на предприятии и масштабную защиту документов и данных пользователя как во время создания документа, так и после – во время хранения или обработки.
15 декабря 2016 г. 17:03Об управлении документами с помощью облачных ИТ-моделей разговоры начались лет пять назад, тогда же стали появляться первые предложения на рынке. В тот момент многие эксперты говорили о том, что именно СЭД-направление может стать одним из лидеров среди разного рода прикладных систем предприятий в плане использования облачных сервисов, однако довольно быстро стало понятно, что эти прогнозы не оправдались. Какое-то продвижение здесь, конечно, было, но совсем не такое стремительное, как виделось поначалу.
Каково же положение дел с использованием облачных систем документооборота сейчас? Какие наблюдаются тенденции, каковы трудности и как они решаются? На вопросы PC Week в рамках обзора отвечает Василий Бабинцев, директор по маркетингу компании DIRECTUM.
Облачные модели использования СЭД
Облачные вычисления - это общая концепция, которая подразумевает, что заказчик в той или иной степени и в тех или иных форматах использует те или иные вычислительные ресурсы ИТ-поставщика на условиях аренды. Такая формулировка показывает, что уровень облачности ИТ-систем может изменяться в довольно значительном диапазоне, и этот уровень зачастую не определяется какой-то одной характеристикой, а является многопараметрическим.
Наверное, эта многопараметричность особенно характерна для сферы управления документами. Ведь тут могут применяться различные варианты облачных моделей, например SaaS (готовые облачные сервисы, за которые полностью отвечают облачные провайдеры) или размещение традиционных онпремис-решений в облачной IaaS-инфрастуктуре (тогда провайдер отвечает за инфраструктуру, но не за само программное решение). Возможны и гибридные схемы, когда СЭД-решение развертывается на площадке заказчика, а облако используется как хранилище документов.
PC Week: Так что же мы имеем в виду под определением «облачные СЭД» или «документооборот в облаках», какие модели наиболее востребованы на рынке? Кто является поставщиком SaaS-СЭД?
Василий Бабинцев: За союзом «мы» может стоять несколько сторон, интересующихся темой облаков. Логичнее будет посмотреть на две из них – заказчиков и вендоров.
Со стороны заказчиков, облака – это перспективная технология, позволяющая получить новый эффект от использования ИТ за счет снижения издержек (стартовых и инфраструктурных), иной эластичности потребления и возможностей для внедрения изменений в компании. Конкретные модели развертывания (частное, публичное или гибридное облако), обслуживания (SaaS, Iaas и далее до *aaS) и взаимодействия с поставщиками (и провайдерами) выбираются клиентом исходя из экономических соображений.
Компания DIRECTUM – вендор ECM-систем, и мы предлагаем своим заказчикам наиболее востребованные с их точки зрения варианты. Сейчас это SaaS-решение в публичных и частных облаках на базе системы DirectumRX. Также мы можем развернуть IaaS-решение в частном облаке на базе системы DIRECTUM. Активно рассматриваем гибридные схемы с выносом части бизнес-функций за контуры только одного облака (например, сканирование и распознавание документов, подготовку сложной отчетности, обмен документами с контрагентами, долговременное хранение документов). Переговоры с сервис-провайдерами нами также ведутся, но пока широкого спроса на их услуги со стороны клиентов мы не увидели.
Текущее положение дел с применением облачных СЭД
PC Week: Какова общая ситуация в России с "документооборотом в облаках"? Какие тут наблюдаются тенденции?
Василий Бабинцев: Мониторинг рынка СЭД РФ – наша профильная задача. В 2014-2016 годах мы проводили опрос как раз по теме готовности переходу на SaaS для управления документами. Результаты опубликованы на ECM-Journal в статье « ».
Общие выводы: из 495 ответов респондентов бо́льший интерес к SaaS проявили компании сектора СМБ и московские компании (вне зависимости от использования СЭД); компании уже использующие СЭД более консервативны в вопросах смены архитектуры и предпочитают оставаться на модели on-premise; наблюдается интерес к SaaS у компаний крупного бизнеса при подключении новых бизнес-функций.
Компании, вне зависимости от категории и размера, пока с опаской относятся к переносу части бизнес-процессов за внешний контур предприятий (публичные облака), особенно финансовых. Но малый бизнес, в силу ограничений в ИТ-инфраструктуре, в ряде случаев форсирует переход к облачному обмену документами через сервисы ЮЗДО (такие как Synerdocs). Крупные заказчики, используют облачные сервисы, но все же хранят документы в своих закрытых корпоративных системах.
Плюсы и минусы облачных СЭД
PC Week: В чем заказчики видят достоинство "документооборота в облаках"?
Василий Бабинцев: Здесь стоит разделить компании СМБ и крупные, т.к. их аргументы в пользу облаков отличаются.
У малых и средних компаний как правило нет своей ИТ-инфраструктуры, ограничены мощности ИТ-служб, нет больших бюджетов на закупку ПО и внедрение. Облака позволяют им быстро стартовать с минимальными вложениями, а современные решения, такие как DirectumRX, предоставляют функциональность электронного документооборота уровня корпоративных систем.
Крупные заказчики через облака стараются решить проблему опробования новых процессов, т.к. ИТ связаны серьезной инфраструктурой уже внедренной корпоративной системы и не столь гибки к разовым задачам. Облачные сервисы позволяют, не изменяя текущую архитектуру, протестировать новые бизнес-решения ECM-систем и, если они окажутся удобными и эффективными, внедрить их в свою инфраструктуру. Если же новые процессы касаются работы с внешними контрагентами, то такие сквозные бизнес-решения могут закрепиться и на уровне облаков, при этом текущие пользователи этого не заметят, продолжая работать в интерфейсе привычной ECM-системы (такая возможность работы с сервисами через один привычный интерфейс уже реализована в системах DIRECTUM и DirectumRX)
PC Week: Какие проблемы (технические, организационные, нормативные) приходится решать вендорами и провайдерам при создании облачных СЭД-сервисов?
Василий Бабинцев: Компания DIRECTUM работает на рынке СЭД РФ уже 13 лет. Начиная с 2016 года, мы усилили продвижение облачной ECM-системы DirectumRX на массовый рынок в виде коробочного ПО. Это был для нас определенный вызов.
С организационной стороны мы создали новую модель быстрых продаж от первого контакта с потребителем, до выставления счета и автоматического создания тенанта. Нормативно – перешли на модель договора присоединения (оферты). При этом процесс проходит в электронном виде, и заказчик сразу подключается к юридически значимому документообороту на базе сервиса Synerdocs. В этом случае клиент начинает работать в системе уже в день обращения. Правда, стоит признать, что не все заказчики готовы работать на безбумажной основе, но это дело времени. С технической точки зрения – это обеспечение безопасной и безотказной работы клиента в публичном облаке. Мы круглосуточно мониторим состояние систем клиентов и гарантируем работоспособность не менее 99% времени, а за каждый час недоступности (если такая будет) компенсируем по 1% от месячной суммы договора.
PC Week: Что мешает и что помогает вендорам и заказчикам внедрять облачные СЭД? Как решаются вопросы эксплуатации, модернизации и развития подобных систем?
Василий Бабинцев: Опять же будем говорить об облачном ECM-рынке SaaS для СМБ.
Организационный вопрос – недоверие внутренних заказчиков к облакам. Несмотря на то, что за последнее время многие вопросы безопасности сняты и провайдеры участвуют в регулярных аудитах и проверках с целью подтверждения соответствия требованиям стандартов и законодательства, техническое и психологическое сопротивление до конца не снято. В т.ч. аргументом является полная зависимость от интернет-провайдеров (и здесь приходится признавать, что придется разворачивать резервные каналы связи). Иногда сталкиваемся и с неготовностью отдельных ИТ-специалистов, которые предвзято относятся к появляющимся на рынке технологиям, и даже явные преимущества в экономической эффективности не всегда могут изменить их приоритеты к безопасности.
Упомянутая безопасность выступает и основным техническим ограничителем в силу наличия специфических настроек безопасности в ИТ-инфраструктуре компании-заказчика:
● прокси-серверы с большим количеством ограничений (некоторые облачные приложения используют специфические протоколы и не умеют работать со всеми типами прокси-серверов);
● средства мониторинга трафика и утечек информации вносят существенные задержки в работу облачных приложений, что снижает производительность приложений, а в некоторых случаях приводит к невозможности использования приложения.
Решаются такие технические проблемы только адаптацией инфраструктуры к требованиям облачных провайдеров.
С нормативной точки зрения сетевой и облачный провайдеры предоставляет пользователям параметры собственных сервисов (SLA). В них включаются гарантированная доступность сервиса, время проведения плановых работ, информация о резервном хранении информации и т.д. В случаях, когда заказчикам не подходит существующий SLA, а специальные условия будут стоить значительно дороже, что затрудняет старт работ.
Но, как показывает практика, вендоры облачных систем и заказчики движутся друг к другу, пытаются максимально приблизить требования, развивать общую инфраструктуру. Так что многие проблемы вполне решаемы.
Типовые заблуждения заказчиков в отношении облачных СЭД-сервисов● Облачная ECM-система сильно урезана в функциональности; В основном сравнивают с бесплатными потребительскими облачными сервисами, хотя корпоративное облачное ПО по управлению документами содержит уже в коробке мощный функционал.); ● Недостаточный уровень защиты информации при работе в облаке; Здесь требуется серьезная работа по грамотному информированию о развитии современного облачного ПО; например, компания DIRECTUM запустила раздел « » на ECM-Journal; ● Как бы это не казалось странным, но совокупное дорогое использование модели SaaS; Правда выясняется, что часто заказчики забывают учесть в стоимости on-premise решений все составляющие, например, владение инфраструктурным ПО (в т.ч. его регулярное обновление) и необходимость наличия своих оплачиваемых ИТ-специалистов. |
Полный текст обзора “Автоматизация документооборота: трудная дорога в облака” .
В России в последнее время происходят значительные изменения в области автоматизации документооборота и делопроизводства. Эксперты отмечают активную заинтересованность государственных органов виспользовании преимуществ, которые дает электронный документооборот. Также заметен и рост популярности мобильных решений для организации СЭД . Однако не менее значимым трендом, который сейчас наблюдают все эксперты и который оказывает значительное влияние на отечественную отрасль автоматизации документооборота, является СЭД в формате SaaS .
До недавнего времени в нашей стране, по мнению экспертов,росту проникновения «облачных » сервисов во многом препятствовало то, что уровень развития инфраструктуры и пропускная способность каналов связи не позволяли оказывать «облачные» услуги на должном уровне. Но все меняется стремительно:быстрое улучшение охвата и технических характеристик инфраструктуры, необходимой для организации доступа в Сеть, приводит к тому, что все больший интерес и все большее распространение получают решения, основанные на «облачных» технологиях.
Среди них - возможность реализации сервисов по организации СЭД , основанных на принципе SaaS , при котором пользователь получает доступ к продуктам по принципу подписки и платит не за приобретение лицензии на соответствующее ПО, а за использование продукта в том объеме, который ему необходим.
Тренд «ухода»в «облака» сервисов по организации электронного документооборота и, в частности, предоставления решений по модели SaaS стал одним из основных в рассматриваемой отрасли. Это направление, конечно, имеет свои безусловные плюсы как для тех, кто оказывает эти услуги, так и для пользователей сервисов, организованных по указанной модели. Вместе с тем, эксперты говорят о том, что осталось еще много вопросов относительно того, как организовывать схему продажи услугпо модели SaaS, как формировать цену при такой модели работы и так далее.
Отмечая существующие аспекты, которые необходимо преодолеть для успешного развития такой модели потребления услуг, как SaaS, применительно непосредственно к СЭД, участники рынка указывают следующее: «Перед нами как перед производителем и поставщиком решения стоит важный вопрос, как при предоставлении услуги по этой модели организовать оптимальный уровень технической поддержки, чтобы пользователи могли продуктивно пользоваться нашими решениями. Мы стремимся к тому, чтобы упростить работу с продуктами как за счет типовых настроек решения и дружественного интерфейса, так и путем формирования методических рекомендаций и материалов, дающих возможность пользователю самостоятельно решать вопросы, возникающие при организации документооборота в электронном виде», - рассказывает генеральный директор компании ЭОС ПВ Яковенко Виталий.
Эксперты также говорят, что при работе с программными продуктами по модели SaaS существует сложность, связанная с необходимостью обеспечения отказоустойчивости системы на уровне инфраструктуры для того, чтобы обеспечить корректную работу с продуктом в «облачной» среде. Существует также определенные барьеры со стороны самих пользователей, хотяво многом эти барьеры носят психологический характер. Потребителям зачастую сложно принять то, чтовнутренняя информация в рамках электронного делопроизводства хранится «где-то там, на неведомых серверах». Вопрос сохранности информации и ее недоступности для сторонних лиц при условии работы в «облаках» на сегодняшний день является едва ли не основным, волнующим потенциальных потребителей «облачных» сервисов. Эксперты при этом говорят, что обеспечение достаточного уровня безопасности в «облачной» среде вполне возможно (к примеру, за счет организации VPN на уровне каналов связи и заключения SLA с оператором для того, чтобы минимизировать риски утечки или потери информации).
Активно распространяющиеся в корпоративном секторе веб-сервисы начинают влиять и на развитие сферы электронного документооборота. Несмотря на то, что пока еще не очень большой процент субъектов бизнеса использует Системы электронного документооборота, построенные по модели SaaS, для некоторых организаций «облачные» СЭД становятся единственной возможностью разумного управления ресурсами и затратами.
По мнению специалистов, тенденция размещения СЭД в «облаках» в ближайшем будущем будет усиливаться, в особенности среди субъектов среднего и малого бизнеса. Таким организациям не нужно организовывать собственные сервера, ЦОДы, обучать пользователей и даже не нужно ничего внедрять. Затраты в этом случае пропорциональны использованию. Можно в любой момент изменять количество пользователей и другие параметры решений. СЭД из «облака» в этих случаях может стать идеальным вариантом.
Что касается крупных компаний, специалисты уверены, что их СЭД будут развиваться в так называемых «частных» облаках, позволяющих централизовать средства документооборота территориально распределенных компаний в едином дата-центре .
Законодательная деятельность в области электронного документооборота и интерес к этой теме со стороны руководства страны также положительным образом влияет на развитие технологий защищенного обмена документами, в том числе, основанного на «облачных технологиях». Тот факт, в стране законодательно утверждена возможность выставления и получения электронных счетов-фактур приведет к появлению нового «облачного» сервиса в лице операторов СЭД, которые будут контролировать процесс движения документов и иметь полномочия удостоверять счета-фактуры.
Однако пока процесс освоения «облачных сервисов», в том числе и в области документооборота, замедляется тем, что у пользователей до сих пор возникают страхи и сомнения по поводу их безопасности.
На самом деле, большинство причин, которыми компании отгораживают себя от использования web-сервисов, не имеют под собой логического обоснования.
Так, например, многие считают, что «облачные вычисления» - явление новое, а потому малоизученное и небезопасное. В действительности развитие «облаков» началось еще в те далекие годы, когда компьютеры представляли собой огромные машины и занимали несколько помещений, а то и этажей. Все это время эти сервисы называли онлайн-сервисами и использовались для общения, хранения различной информации, фотографий, видео, резервных копий данных. Но возникшая откуда-то метафора «облако» ввела пользователей в замешательство и породила недоверие к уже проверенным временем услугам.
Другой причиной нежелания использовать «облачные сервисы» в деятельности компании часто становится уверенность в уникальности своих бизнес процессов и в невозможности их автоматизации с помощью «облаков». Здесь существует 2 пути решения:
- Анализ бизнес процессов с целью определения, чем обусловлена их «уникальность». Часто причиной того, что бизнес процессы организации отличаются от стандартных, является следование традициям, на практике означающее, что бизнес процессы уже давно не пересматривались и не оптимизировались.
- Второй вариант предполагает кастомизацию облачного сервиса. Так, использование инфраструктуры в качестве сервиса позволяет создать виртуальный пул ресурсов, на которые можно устанавливать привычное ПО. Либо в качестве сервиса можно использовать программную платформу, а необходимое приложение в таком случае конструируется в соответствии с индивидуальными особенностями бизнес процессов организации.
Еще один комплекс страхов связан с вопросом контроля за информацией, хранящейся в «облаке»: данные хранятся непонятно где, они могут потеряться, стать доступными конкурентам, их могут украсть.
На самом деле, все вопросы, связанные с информационной безопасностью, можно решить, осветив их в контракте, регламенте, соглашении или ином документе, определяющем объем оказываемых услуг (SLA – service level agreement). В нем же можно определить уровень предоставления сервиса, ответственность оператора за нарушения порядка предоставления сервиса, нормативы восстановления данных после сбоя. Причем зачастую бывает так, что облачные провайдеры могут обеспечить гораздо более оперативное восстановление системы, нежели специалисты ИТ-службы конкретной компании. Ответственность за услуги, оказываемые сервис-провайдером, определяется на уровне юридического лица, и важной частью обеспечения безопасности является соглашение о неразглашении (Non-Disclosure Agreement), которое юридически защищает данные. В нем прописываются обязательства сторон и ответственность за разглашение данных. Естественно сервис-провайдеры, которые вложили серьезные средства в организацию бизнеса, будут всеми силами избегать нарушений, так как вся их деятельность построена на доверии.
Что касается вопросов доступа к данным других пользователей, здесь стоит узнать у оператора, как организовано совместное использование ресурсов. Вариантов реализации множество. И в действительности чаще всего пользователи имеют возможность контролировать свои данные, главное, грамотно этот контроль осуществлять.
Кроме того, от таких угроз, как хищение данных, DDoS-атаки и намеренная «поломка» сервиса не застрахованы и традиционные решения, и большой разницы, установлен ли сервер в офисе у заказчика или в дата-центре, нет. Но, пытаясь получить доступ к данным, хранящимся у сервис-провайдера, злоумышленники столкнутся с профессиональными аппаратно-программными средствами защиты (например, устройствами Cisco ASA 5500 Series и IronPort), со специализированными решениями для защиты на уровне приложений, с опытными системными администраторами, которые занимаются исключительно вопросами безопасности.
Проблему недоверия оператору можно решить, например, с помощью независимой сертификации облачных решений. Процедура может быть как добровольная, так и обязательная. Так, в США существует несколько стандартов сертификации, использующихся для обеспечения соответствия требованиям управления организацией, безопасности, доступности сервиса, целостности обработки данных, конфиденциальности. Глобальная природа Интернета предполагает, что провайдер юридически и физически может располагаться в любой точке мира, лишь бы его условия удовлетворяли требованиям клиента. Поэтому, соответствие оператора строгому облачному стандарту другой страны может рассматриваться как его конкурентное преимущество.
Если же говорить о тех вопросах, которые могут реально возникнуть при использовании облачных решений, то здесь можно сделать как минимум 2 замечания.
1. Не все информационные системы могут быть переведены в облако. Облачный вариант существования для некоторых из них просто нецелесообразен. К таким системам можно отнести: системы, работающие с производственным и иным специфичным оборудованием, в том числе системы реального времени высокоинтегрированные системы, заказные системы, разработанные 15-30 лет назад. Данные системы могут использовать устаревшее оборудование, более неподдерживаемые операционные системы и платформы. Часто сам разработчик уже прекратил их поддержку; системы, обеспечивающие жизнедеятельность предприятия. Это системы, простой которых может привести к катастрофическим последствиям или потере бизнеса. Например, для банка такой системой является АБС.
2. Проблема надежности соединения с Интернет-провайдером. При использовании онлайн-сервисов компания попадает в зависимость от доступности, скорости, надежности интернет-соединенния. Чтобы оценить этот риск, нужно определить его вероятность и ущерб (например, с помощью оценки статистики и возникавших проблем в прошлых периодах). Самый очевидный вариант минимизации этого риска – организация резервного соединения.
В действительности задуматься об использовании web-сервиса для работы с документацией стоит, если:
- в организации стремительно увеличиваются объемы документооборота. Онлайн сервисы позволяют быстро и достаточно эффективно автоматизировать управление потоками документов с такими преимуществами, как более низкие затраты на приобретение и более простое администрирование ИТ-системы. Поставщик отвечает за управление инфраструктурой и поддержку сервиса, пользователю не приходится что-либо покупать, поддерживать или чем-либо управлять. Считается, что в большинстве случаев крупные предприятия могут потенциально сэкономить более 50% затрат на инфраструктуру и управление в сравнении с традиционным внедрением программного продукта, выбрав для управления документами модель SaaS. Для небольших компаний автоматизация документооборота посредством «облачной» СЭД выйдет еще менее затратной, т.к. относительная стоимость инфраструктуры, а также стоимость администрирования при этом заметно снижаются.
- направление бизнеса компании быстроразвивающееся. Использование СЭД из «облака» может значительно уменьшить расходы компании на управление программным обеспечением: изменения в системе происходят единовременно для всех без установки при этом дополнительного ПО. Поставщик решения осуществляет обновления на сервере, которые мгновенно становятся доступны посредством Web-доступа, поэтому обновление версий проходит незаметно для эксплуатанта и дополнительно не оплачивается.
- Вы не хотите тратить деньги и время на проведение закупочных процедур, переговоров, тестирование, выполнение работ по внедрению и настройке. Выбирая облачную СЭД, заказчик увидит приложение в работе уже в период тестовой эксплуатации, сроки внедрения будут гораздо меньше, а окупаемость наступит намного раньше.
- в Вашей организации достаточно большое количество транзакций. «Облачные» системы документооборота обычно позволяют автоматизировать не только внутренний документооборот организации, но и движение документов между разными организациями, что достаточно актуально в наше время. Если компания активно работает с клиентами, поставщиками, партнерами, - web-сервис для работы с документами может стать для нее идеальным вариантом.
Так или иначе, переход на использование «облачных решений» должен стать для компании эволюцией, а не революцией: выбор, установить серверы и ПО у себя, воспользоваться «облачным» сервисом или выбрать гибридную модель, есть всегда.
24-25 октября 2012 г. в Москве (Российская Федерация) состоялась XIX Международная научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: «облачные» технологии и электронный документооборот», посвященная теоретическим и практическим проблемам применения «облачных» технологий в электронном документообороте, законодательному и нормативно-методическому обеспечению управления электронными документами, особенно в связи с электронным межведомственным взаимодействием и оказанием электронных государственных услуг.
Традиционно организаторами конференции выступили Федеральное архивное агентство (Росархив), Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) и Российский государственный гуманитарный университет (РГГУ), Российское общество историков-архивистов (РОИА).
В конференции приняло участие более 200 участников - представителей Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, органов управления субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, архивных учреждений субъектов Российской Федерации, а также представителей коммерческих организаций, высших учебных заведений и научных учреждений − из Российской Федерации, Беларуси, Украины, Литвы и Вьетнама. Республику Беларусь на конференции представляли младший научный сотрудник отдела документоведения БелНИИДАД Д.А.Синяк и научный сотрудник БелНИЦЭД Т.В.Моржало.
Открыл конференцию вступительным словом директор ВНИИДАД М.В.Ларин. В своем выступлении он поприветствовал участников конференции и гостей из-за рубежа, а также отметил актуальность проведения подобных мероприятий ввиду существования проблемы применения «облачных» технологий в электронном документообороте.
С первым докладом, посвященным правовым проблемам применения «облачных» технологий в электронном документообороте, выступил начальник департамента Управления Президента Российской Федерации по государственным наградам, д.ю.н., профессор Н.Н.Куняев. В своем выступлении он выделил преимущества и недостатки применения «облачных» технологий в электронном документообороте, где к первым отнес мобильность, удобство использования, экономическая эффективность, ко вторым − отсутствие правового регулирования этой проблемы в целях информационной безопасности, т.е. использование подобных технологий должно быть технический проработано и иметь нормативное закрепление.
Заместитель руководителя Федерального архивного агентства, к.и.н. О.В.Наумов в своем докладе остановился на трех основных проблемах использования электронного документооборота в деятельности организаций. Во-первых, на необходимости введения единых требований к системе электронного документооборота. Ввиду того, что она используется в текущей деятельности организации, на стадии делопроизводства, у нее отсутствует архивная составляющая. Во-вторых, реформа государственного управления 2004 г. не наделила ни один орган полномочиями в выработке государственной политики в области делопроизводства. И, в-третьих, электронные документы до архивистов дойдут еще не скоро. Документы постоянного срока хранения по-прежнему создаются на бумаге. И как следствие, по мнению О.В.Наумова, пришло время отвечать на вопросы: «Что такое электронный документ?», «Каковы форматы документов, передаваемых на государственное хранение?», «Каковы сроки их передачи?». Резюмировав сказанное, О.В.Наумов высказал опасность вытеснения архивистов из архивов ИТ-специалистами.
Большую часть пленарного заседания заняли выступления представителей компаний, специализирующихся на применении «облачных» технологий и внедрению электронного документооборота в организациях.
Председатель правления ООО «Фирма «АС» А.Н.Авдеев в своем докладе сделал основной акцент на пересмотр существующих делопроизводственных и архивных понятий. В частности, особое внимание он уделил введению нового понятия «документоориентированныйоборот».
Руководитель отдела по работе с партнерами Департамента стратегических технологий компании «Microsoft» Д.Марченко осветил международный опыт компании в части применении «облачных» технологий в деятельности организаций. В своем выступлении он обратил внимание на случаи, когда эффективнее всего использовать «облачные» технологии, преимущества и недостатки данных технологий, отметив, что недавно вышедшая новая версия Windows 8 в значительной степени интегрирована с «облачными» технологиями.
В выступлении Т.П.Грибули, директора по продажам ООО «ОСГ Рекордз Менеджмент Центр», были освещены опыт и практика управления архивами «в облаках». В этом контексте были представлены три продукта, предлагаемые компанией, с указанием их основных параметров: i-Архив, IT-Архив и e-Архив.
Сравнение недостатков и преимуществ электронных архивов по сравнению с архивами бумажных документов было отражено в докладе директора ООО "1С-Эффективность" Е.В.Питолина.
Интересный подход к проблеме электронного документооборота в своем выступлении обозначил представитель ЗАО "Компания ИнтерТраст" В.Ипатов. В частности, он определил систему электронного документооборота (СЭД) как систему документирования деятельности в интересах управления, а Enterprise Content Management (ECM) как систему управления неструктурированной информацией. Помимо этого В.Ипатовым были озвучены ключевые требования к управлению документами, среди которых сокращение ручных операций, снижение операционных затрат, соответствие изменяющимся требованиям внешнего регулирования, и главное − ориентированность на требования бизнеса. Подводя итог, В.Ипатов отметил, что в настоящее время происходит изменение роли «управляющего документами»: от регистрации и учета к прямому участию в создании бизнес ценностей, открытию новых зон ответственности, органичному включению СЭД к общую инфраструктуру обеспечения деловой деятельности организации.
В докладе И.В.Скородумова, начальника отдела электронного правительства ООО «Электронные офисные системы», были озвучены основные параметры облачного сервиса «О7.ДОК», посредством которого осуществляется предоставление услуг облачного электронного документооборота органам государственной власти, местного самоуправления и иным организациям. Также в докладе были отражены преимущества облачной сервисной модели, среди которых отсутствие потребности в собственной инфраструктуре и специалистах по сопровождению, более низкая потребность в инвестициях, низкая стоимость владения, эффективное использование бюджетных средств на информатизацию и др.
С докладом о государственной политике США по управлению официальными документами выступил директор ВНИИДАД, д.и.н., профессор М.В.Ларин. Он проанализировал ряд нормативных правовых актов США по вопросам управления документами, в том числе и в электронном виде. Наиболее детально им был представлен Президентский Меморандум об управлении правительственными документам, подписанный 28 ноября 2011 г. В нем нашли отражение цели и задачи федеральных агентств по вопросам управления документами:
- внедрение электронного делопроизводства с целью обеспечения безопасности, прозрачности и эффективности;
- к 2019 г. управление всеми электронными документами с постоянным сроком хранения;
- введение механизма ответственных должностных лиц;
- проведение обучения в сфере управления документами;
- составление перечней документов и представление их в Национальные архивы США.
В своем выступлении М.В.Ларин особо отметил необходимость в формулировке критерия необходимого и достаточного между бумажными и электронными документами.
Особый интерес участников конференции вызвал доклад ректора Ханойского Университета Внутренних Дел (Вьетнам), к.и.н. Чьеу Ван Кыонга, посвященный применению ЭД в управленческой деятельности организаций. Согласно информации Чьеу Ван Кыонга проблема юридической значимости ЭД во Вьетнаме все еще не решена, поэтому в большинстве случаев документы хранятся на бумаге. Вместе с тем начиная с 2005 г. в целях сокращения количества административных процедур социальные услуги оказываются в режиме онлайн, другие виды услуг − в режиме «одно электронное окно».
Еще один аспект применения «облачных» технологий в органах государственной власти Российской Федерации был представлен в докладе заведующей кафедрой документационного обеспечения управления Поволжского института управления им. П.А. Столыпина, к.и.н., профессора А.В.Ермолаевой. В выступлении особо было уделено внимание необходимости обеспечения полноты, достоверности, актуальности и доступности официальной правовой информации в электронном виде. Одновременно с этим было проанализировано понятие информации, содержащееся в различных нормативных правовых актах РФ, а также методы использования IT-технологий в работе с обращениями граждан.
Вопросы обеспечения сохранности документов Национального архивного фонда Украины в условиях внедрения электронного документооборота были раскрыты в докладе директора Украинского научно-исследовательского института архивного дела и документоведения (УНИИАДД) А.Я.Гаранина и заместителя директора Центрального государственного электронного архива Украины (ЦГЭА Украины), к.и.н. Ю.С. Ковтанюка. Раскрывая эту проблему, А.Я.Гаранин указал на то, что в Украине еще нет четкого понимания термина электронного правительства, одновременно с этим существует его аналог − е-правление (укр. «електронне урядування»). Вместе с тем в докладе были озвучены планы научно-исследовательской и методической работы ЦГЭА Украины, среди которых разработка порядка приема-передачи документов личного происхождения в электронной форме в ЦГЭА Украины, порядка создания унифицированного информационного объекта, проведение учета и описания электронных документов, которые находятся на хранении в ЦГЭА Украины и др. Подводя итог А.Я.Гаранин отметил, что на сегодняшний день в Украине нет надлежащей системы, которая бы обеспечила безопасность всему жизненному циклу электронного документа.
Представителем Литвы − докторантом факультета коммуникации Вильнюсского университета, главным специалистом Отдела надзора за документооборотом Нового государственного архива Литвы Дануте Контримавичене − был представлен опыт Литвы по управлению электронными документами. Так, была представлена законодательная база Литвы по управлению электронными документами, требования к логической и физической структуре упаковки электронного документа, содержанию электронного документа и формату файлов. Отдельно следует отметить, что в Литве для создания электронных цифровых подписей принято решение использовать формат XAdES. Помимо этого в докладе были озвучены некоторые требования к доступу к документам в информационной системе электронного архива.
Сравнительный анализ определений понятия «электронный документ» в нормативных актах Российской Федерации, стран СНГ и Латвии был представлен в докладе заместителя директора ВНИИДАД, к.и.н., доцента В.Ф.Янковой. В выступлении В.Ф.Янковая указала на отсутствие фактических работ, которые бы описали структуру электронного документа при передаче на архивное хранение. По мнению В.Ф.Янковой, пока этого не будет сделано, сложно будет предлагать какие-либо подходы для решения проблемы по передаче электронного документа на архивное хранение.
Завершился первый день конференции выступлением Е.В.Злобина, представителя Архива Российской Академии наук, к.и.н., доцента. Свое выступление он начал с вопроса: «А нужны ли облачные технологии историкам и архивистам?». По его мнению экономически эффективнее будет докупить несколько винчестеров, а не закупать дорогостоящие «облачные» технологии. «Облачные» технологии предназначены для обмена информацией в больших объемах, что не совсем подходит для бюджетных архивов. Возможно, это всего лишь маркетинговый ход − резюмировал Е.В.Злобин.
Второй день конференции открыла заведующая отделом документоведения ВНИИДАД В.С.Иритиковой докладом о принципах организации документооборота, его предметной сущности, задачах электронного документооборота, который был дополнен докладом доцента кафедры ДОУ Поволжского института управления им. П. А. Столыпина (г. Саратов), к.и.н. Е.А.Плешкевича о проблеме использования понятий электронный документооборот и электронное правительство.
Пленарное заседание продолжила ведущий эксперт по управлению документацией ООО «Электронные офисные системы», к.и.н. Н.А.Храмцовская с докладом об итогах работы Конгресса Международного Совета Архивов в Брисбене, необходимости переосмысления роли архивного дела в электронную эпоху и создании новой Концепции развития архивного дела.
Ряд выступлений второго дня конференции содержал конкретный практический опыт организаций по внедрению систем электронного документооборота, а также отражал связанные с этим вопросом проблемы. Перспективы формирования документальных и архивных фондов органов государственной власти субъектов Российской Федерации в условиях электронного документооборота (на примере Саратовской области) были представлены начальником Управления по делам архивов управления делами Правительства Саратовской области, к.и.н. Е.Ю.Кошелевой. Практическим опытом внедрения электронного информационного обмена с органами Пенсионного фонда Российской Федерации в Национальном архиве Республики Карелия поделилась заместитель директора Государственного казенного учреждения Республики Карелия «Национальный архив Республики Карелия» И.А.Путешова. Внедрение и развитие системы электронного документооборота на примере коммерческой организации было раскрыто в докладе начальника отдела документационного обеспечения ЗАО "Сибирская Сервисная Компания" В.А.Чёботовой.
Вопросы к докладчикам и дискуссия участников конференции свидетельствовали о большой актуальности теоретических, методических и технологических проблем оптимизации документооборота, на решение которых должны быть направлены дальнейшие усилия научного и профессионального сообщества.
С заключительным словом выступила В.Ф.Янковая, которая отметила, что существующее разделение подходов архивистов и IT-специалистов к терминологии начинает исчезать. Специалисты этих областей стали лучше друг друга понимать и это движение взаимное. Одновременно с этим настало время активнее переосмысливать и популяризировать теорию документоведения, что подразумевает более глубокое теоретическое осмысление прозвучавших на конференции проблем.
Соб. инф.
